Cómo usar el celular para organizar horarios de reuniones

organizar reuniones, tanto en el trabajo como en las reuniones de amigos, suele ser un tema bastante complicado. Hay que coordinar día y hora entre mucha gente, que siempre tiene calendarios bastante complicados.

Hay herramientas disponibles que nos facilitan desde nuestro celular gestionar mejor un calendario con alternativas a la hora de organizar una reunión. Esto va más allá de algunas de las funcionalidades ya presentes en plataformas como calendario de Google.

Allí, por ejemplo, al enviar un aviso de reunión a nuestros contactos aparece la posibilidad de solicitar confirmación. Es muy útil saber quién asistirá finalmente, pero lo cierto es que no da opciones de horarios alternativos. Para crear un calendario con horarios alternativos vamos a explorar dos aplicaciones y plataformas: Doodle y When2meet.

Doodle, para organizar reuniones desde tu celular

Garabatear Es una de las herramientas más completas a la hora de crear un calendario con opciones para una reunión. Su uso es bastante sencillo. Luego de crear una cuenta allí, accederemos al Dashboard o página de inicio. En la parte superior hay un signo «+». Al hacer clic, se muestran tres opciones:

• «Reserva de horario«para que nuestros contactos puedan definir libremente a qué hora pueden reunirse.
• «Uno a uno» donde proponemos fecha y hora para un solo contacto.
• «Encuesta grupal» donde podremos configurar múltiples opciones de horarios. Esta será la opción que desarrollaremos a continuación, ya que es la más útil para grupos.

Para crear un menú de opciones para grupos, primero debemos definir el nombre de la reunión, la descripción (que es opcional), la ubicación (también opcional) y si será una videoconferencia. En este último caso nos permite seleccionar dos plataformas: Google Meet o Zoom.

Doodle te permite organizar reuniones desde tu celular.

Ahora llegamos al calendario. El primer punto es marcar qué días se proporcionarán como opciones. Simplemente tenemos que pulsar sobre cada fecha. Debajo de la opción «Definir duración y horario«. Cuando ya estén marcados todos los días que nos interesan, hacemos clic allí. Pasamos a una nueva pantalla.

En la parte superior debemos marcar la duración de la reunión. Por defecto están definidos «30 minutos», «60 minutos» y «Todo el día» (para actividades extensas), pero la cuarta opción nos permite establecer una duración personalizada.

Ahora veremos que aparecen listados todos los días que seleccionamos, y debemos definir el horario. Si lo hacemos con la primera reunión, y luego todos los días tendrán como opción la misma hora de inicio, simplemente marcamos «Mismo horario para todos los días.«.

Pero también puedes establecer una hora diferente para cada día. Si necesitamos más de una opción diaria, en ese caso hacemos clic en el signo «+» a la derecha y agregará otra alternativa. Podemos ofrecer hasta 20 alternativas.

Cuando finalicemos todo el proceso pasamos a la vista previa. Aquí vamos a ver el resumen del encuentro. Importante: comprueba eso en «Zona horaria» se define como «Buenos Aires, Córdoba, Rosario, Mendoza».

Esto es particularmente importante para videoconferencias con personas en diferentes zonas horarias, ya que en su caso la reunión aparecerá configurada en el horario que les corresponde. Si todo está correcto, hacemos clic en «Crear».

Doodle brinda soporte para encuestas.

Ahora viene un paso crucial: enviar a los invitados la lista de opciones. Arriba, en «Compartir invitación», tenemos varias opciones. Podemos copiar el enlace a las opciones; «Compartir» para enviarlo a aplicaciones específicas, como un mensajero; o envíalo por correo electrónico desde Doodle.

Mi consejo es simplemente copiar el enlace y luego pegarlo donde quieras, ya sea Gmail, WhatsApp o un documento. A medida que los invitados reciban el enlace, entrarán en el calendario sin necesidad de registrarse y seleccionarán la fecha y hora que más les convenga, y se contabilizarán los votos.

Por defecto todas las fechas tienen un voto, y es tuyo quien genera las opciones. Si haces clic en los tres puntos en la parte superior derecha podrás descargar las opciones en formato excel.

Las funciones que hemos mencionado hasta ahora son gratuitas.. Pero si quieren tener más de 20 opciones de programación o editar propuestas una vez ya enviadas, en ese caso tienen que tener una cuenta Pro, que comienza en $15 por mes. A esto también sumarán más opciones en videoconferencias y la posibilidad de personalizar la apariencia de los envíos. Doodle está disponible como aplicación en iOS (iPhone) y Android.

Cuando2Meet

¿Qué pasa si Doodle tiene demasiadas opciones y necesitamos algo más sencillo para organizar nuestras reuniones? Cuando2Meet es la respuesta. Es una plataforma accesible directamente desde el navegador.

No es necesario instalar…