¿Sabés cuántos miles de pesos ocultos tiene tu empresa?

La respuesta a la pregunta del título se la puede dar «minería de procesoso minería de procesos. Si echamos un vistazo al último informe publicado por Forrester y basado en una encuesta a 818 tomadores de decisiones de todo el mundo, más del 70% de las empresas utilizan diez o más aplicaciones para ejecutar un solo proceso y el 72% todavía utilizan métodos manuales, que limitan la visibilidad del proceso.

Todas estas aplicaciones utilizadas en las empresas para realizar actividades y tareas generan datos que son recogidos y analizados gracias al software de minería de procesos para luego reconstruir la secuencia de acciones que se ha llevado a cabo para terminar un proceso.

Tomemos por ejemplo un Servicio de entrega a domicilio. La información agregada se recopila de todas las diferentes formas que utilizamos para recibir el pedido, preparar el producto y entregarlo en el hogar del solicitante.

El software de minería de procesos se aplica a aquel procesamiento de información que incluye técnicas analíticas del campo de la ciencia de datos y inteligencia artificial (aprendizaje automático) para detectar cuándo y cómo se realizan las diferentes actividades dentro de los márgenes esperados, tanto de tiempo y orden de actividades, como de todas las demás formas posibles deseadas e indeseadas.

Las actividades que componen el proceso no siempre son las mismas ni se realizan en el mismo orden. Por ejemplo, el pago se puede realizar a la recepción del pedido o a la entrega, con tarjeta o en efectivo, etc.

Gracias a la minería de procesos podemos conocer con detalle el número de variantes realizadas en una empresa para llevar a cabo un determinado proceso. Hay empresas que han encontrado más de 5,000 formas diferentes de pagar una factura!

La minería de procesos es adecuada para cualquier empresa u organización.

Optimización de procesos

También, es posible medir y comparar el tiempo y los recursos utilizadoses decir, costos, en todas aquellas formas de realizar un mismo proceso y descubrir cuántas veces sucede algo no deseado o inesperado, cómo sucede y cómo impacta en el negocio.

Con esta información, la empresa puede optimizar sus procesos e introducir controles para evitar repetir tareas porque no se resuelven bien a la primera, detectar cuellos de botella o utilizar recursos en exceso en determinadas tareas, ahorrando miles de pesos.

Es por ello que, según el citado informe, el 61% de los tomadores de decisiones utilizarán o están evaluando la minería de procesos en los próximos 12 meses, catalogándola como la principal tecnología para medir o mejorar sus procesos. negocio.

La minería de procesos es adecuada para cualquier empresa u organización. Sí, las administraciones públicas también ejecutan procesos. Cuanto más complejas son estas operaciones, mayor es la necesidad de transparencia para entender lo que sucede y mayores los beneficios obtenidos.

Esta disciplina es aplicable a mejorar la eficiencia en cualquier áreaunidad o departamento (call centers, fábricas, centros administrativos, etc.) e incluso puede reconstruir y analizar procesos que abarquen más de un área o departamento, y más de un sistema informático o base de datos.

Sin embargo, es importante elegir el software adecuado y darse cuenta de que aunque la mayoría de las empresas tienen la Información necesaria para aplicar la minería de procesos, normalmente no los tienen preparados y será necesario algún esfuerzo de análisis y extracción de datos relevantes de los diferentes sistemas utilizados en la empresa, como contabilidad, facturación, pedidos, incidencias, etc.

Antonio Sánchez Arnanz

Vigilancia ante posibles fraudes

Una vez que esté en funcionamiento, la minería de procesos lo ayudará a analizar el ejecución real de los procesos para responder preguntas como:

• ¿Por qué la oficina A maneja más solicitudes que la oficina B si tienen los mismos recursos?
• ¿Por qué hay retrasos los jueves?
• ¿Cuántos recursos más necesito para procesar un 30 % más de trabajo?
• ¿Cómo afectaría a la producción el cierre de una oficina o de un área específica?
• ¿Es rentable invertir en automatizar algunas tareas del proceso?

Otra utilidad importante de la minería de procesos es el monitoreo del cumplimiento regulatorio y regulatorio («cumplimiento«). Al trabajar con universos completos y no con muestras, es posible detectar casos raros y secuencias de actividades que se realizan en el orden incorrecto, no se realizan o no se realizan en absoluto.

Así es como se pueden encontrar, mucho antes de que un auditoríacasos en los que exista riesgo y cuantificarlo, incumplimientos de normas legales o de entidades certificadoras y, por supuesto, fraude.

Antonio Sánchez Arnanz

Director Comercial de GBTC España.